1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?

Tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định: Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định như sau: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 

2. Lợi ích của việc sử dụng bản sao điện tử.

Đối với người dân, doanh nghiệp: Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia cung cấp tiện ích đặt lịch hẹn với người dân, doanh nghiệp đến thực hiện chứng thực, giúp giảm thời gian chờ đợi khi thực hiện thủ tục.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Đối với các cơ quan: Thực hiện toàn bộ quy trình cấp bản sao chứng thực từ bản chính trên hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bảo đảm bản sao chứng thực được cấp ra là có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức. Bên cạnh đó, dùng chung dịch vụ thống nhất trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, không cần xây dựng, cung cấp dịch vụ trên các hệ thống của bộ, ngành, địa phương, từ đó triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí đầu tư xây dựng dịch vụ. Cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo.

3. Cách thức thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

- Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực để phát hành văn bản chứng thực và chuyển vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc chuyển vào thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Để chủ động khi yêu cầu giải quyết việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại cơ quan thực hiện chứng thực, người dân, doanh nghiệp có thể đặt trước lịch hẹn trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn bằng cách thực hiện các bước sau:

Bước 1: Sử dụng tài khoản cá nhân để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia.

Bước 2: Chọn mục “Dịch vụ công nổi bật”.

Bước 3: Chọn tiếp mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận” hoặc “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận” tương ứng với từng loại bản chính giấy tờ, văn bản.

Bước 4: Sau đó lựa chọn cơ quan yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và cài đặt lịch hẹn phù hợp với mình.

Trường hợp cơ quan chứng thực không thể sắp xếp giải quyết theo lịch hẹn sẽ có thông báo thay đổi thời gian hẹn về cho cá nhân thông qua tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và số điện thoại đã đăng ký.

Đồng thời, để bảo đảm quyền lợi của tổ chức, cá nhân khi thực hiện dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử, Nghị định 45/2020/NĐ-CP cũng quy định bản sao điện tử sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực sẽ được gửi vào kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Nguồn: Sưu tầm